1、明確目的：規(guī)范傳真文件的接收、發(fā)送和傳真設備的使用管理，確保傳真文件和傳真設備正常、高效運行。

2、確定職責：傳真機主要服務于公司往來公務函件的傳送和接收，并為公司相關人員提供必要的服務。操作人員應做到熱情服務，主動服務，保質(zhì)保量。

3、傳真管理：

（1）傳真機由專人管理，其他人員不得隨意拆卸和移動。

（2）傳真機管理人員要有高度的責任心，熟悉機器性能及操作技術，及時、準確地完成任務。

（3）保持傳真設備清潔衛(wèi)生，加強傳真設備的日常保養(yǎng)，按設備的使用說明定期維護，并對每次維修和保養(yǎng)做詳細記錄。

（4）傳真機一旦出現(xiàn)故障應及時與廠家或修理公司聯(lián)系，爭取在最短時間內(nèi)修復，保持傳真機運轉(zhuǎn)正常。

（5）不得使用傳真機接打電話，保證傳真線路暢通。

（6）加強成本核算，注意了解設備配件和傳真機耗材的市場價格,對每次購進的耗材和設備進行詳細記錄。

（7）每年對傳真機服務的收支情況進行統(tǒng)計結算，并向主管領導匯報、交由財務部門備案。

4、傳真接收：

（1）對接收到的傳真函件，按“緊急”、“重要”、“普通”、和“垃圾”程度進行甄別分類。

（2）對接收到的重要傳真或私人函件，應及時登記并通知收件人，避免延誤工作。必要時請領取者在登記薄上簽字認可。

（3）對接收到的“內(nèi)部明電”或標有“急”、“緊急”等字樣的傳真，應直接送交相關部門或接收者本人，并請領取者在登記薄上簽字認可。

（4）及時處理傳真垃圾產(chǎn)生的廢紙，保持傳真工作臺面整潔。

（5）傳真機管理人員對上一個規(guī)定工作時段以外或工休日接收到的傳真件要及時做好分類、分發(fā)或銷毀工作。

（6）節(jié)假日收到的傳真，一律由值班人員負責接收，緊急函件及時向值班領導匯報，并負責做好處理結果記錄，和普通函件一起于節(jié)假日后第一個工作日早晨移交給傳真管理員。

5、傳真發(fā)送：

（1）凡注有“不準翻印”及秘密標識的函件，一般不得傳真發(fā)送，確需傳真發(fā)送時，須經(jīng)主管領導批準后做好登記備案，并在發(fā)送前通知接收人同步接收。

（2）會議通知等具有時限要求類的傳真，發(fā)送后要跟接收單位或接收人進行核實確認，并做好登記，避免遺漏。

（3）發(fā)送重要傳真函件，管理人員負責做好發(fā)送記錄。

（4）節(jié)假日的傳真發(fā)送，一律由值班人員負責并做好發(fā)送記錄，于節(jié)假日后第一個工作日早晨移交給傳真管理員。

最后，隨著技術進步，使用網(wǎng)絡傳真可簡化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。它不僅可以節(jié)省設備的購置費用和維護費用，還能實現(xiàn)無紙化管理，使信息溝通更加及時通暢，為企業(yè)實施現(xiàn)代信息化管理奠定了基礎。