電子郵件歸檔是IT專家的熱門話題，為了滿足行業(yè)規(guī)制和法律法規(guī)的要求，他們面臨著越來越大的壓力來竭力保存任何形式的電子郵件潛在證據(jù)。但是建立一個能夠存儲電子郵件的系統(tǒng)--并且具有可搜索性--是一項非常困難的任務(wù)。
　　只要問問RichardTaylor的經(jīng)歷，他是一位高級系統(tǒng)程序員，他的小組在對電子郵件歸檔系統(tǒng)的最初設(shè)計被證明是"短視"的，于是他現(xiàn)在正在面臨很多的工作。
　　Taylor說："我們遇到的最大問題就是如何在滿足應(yīng)有的職責(zé)要求的條件下提供便利性，以及設(shè)置限制、配額，還有空間的考慮等......這些已經(jīng)帶來了夠多的工作，只是因為我們不能詢問正確的問題或不知道正確的問題是什么"。雖然他高興的看到現(xiàn)在的系統(tǒng)包括了EMC的EmailXtender和IBM的TivoliStorageManager系統(tǒng)，以及其他的產(chǎn)品，但是達成這樣結(jié)果的過程也是充滿了教訓(xùn)。
　　這些教訓(xùn)是什么?根據(jù)Taylor和其他人的經(jīng)驗，以及各種業(yè)內(nèi)人士所提供的信息，我們將電子郵件歸檔最大的"問題"整理如下：
　　這是在郵件存儲中經(jīng)常遇到的問題，一些業(yè)內(nèi)人士稱其為"bacn"，或指既不是重要郵件也不是垃圾郵件的郵件。例子包括，新聞郵件，同接收人有關(guān)系的公司的廣告，各種人力資源郵件等。
　　對Bacn郵件的解決方法和垃圾郵件的解決方法相同，就是過濾。包括Zantaz(現(xiàn)在是Autonomy)，F(xiàn)ortiva和MessageGate的一些
　　服務(wù)提供商提供解決方案。根據(jù)MessageGate的說法，10%到30%的電子郵件都是bacn郵件，不僅堵塞收件箱還影響搜索結(jié)果。其他的提供商根據(jù)圖片文件進行過濾或提供替代的產(chǎn)品以供內(nèi)部使用。
　　備份和歸檔的區(qū)別可能不是很明顯，而這種區(qū)別被發(fā)現(xiàn)的時候已經(jīng)太晚了。從這點上看，要對大量的備份郵件進行細細篩選，就很難能夠得到一個具有可搜索性的數(shù)據(jù)庫，而搜索性是歸檔工具的基本特征。這就是為什么BarracudaNetworks，CA，C2C，EMC，Mimosa，MessageGate和Symantec只提供很少的產(chǎn)品來提供這方面的功能?；萜展疽步槿肓诉@種問題。惠普推出了他的集成歸檔平臺(IntegratedArchivePlatform)，該平臺預(yù)先捆綁了歸檔軟件和e-discovery軟件，該平臺運行于Proliant服務(wù)器上，并提供StorageWorks網(wǎng)絡(luò)存儲硬件。
　　一開始，RichardTaylor在電子郵件備份系統(tǒng)中刪除了pst文件，因為他和其他人認為EMCEmailXtender中所包含的歸檔文件已足夠搜索和檢索了。但是仍有許多組織使用pst文件，而Taylor的小組意識到他們在系統(tǒng)中沒有提供處理這種文件的功能是犯了短視的錯誤。隨后為了在郵件歸檔中添加需要的pst文件，他們購買了一個叫Aid4Mail的軟件工具的使用許可證。
　　一些公司很明顯的不希望在電子郵件中留下規(guī)制或法律的證據(jù)，而替代地使用即時通訊工具。這行不通，因為即時通訊
　　工具所受的法律規(guī)制和電子郵件是相同的?；谶@種理由，尋找一個能夠同時處理你的電子郵件和即時通訊文件的系統(tǒng)是必要的。幸運的是，上述的許多系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)這么做了，但是實際使用細節(jié)還有待觀察。
　　除此以外，支持電子郵件歸檔并解決上訴問題的產(chǎn)品將可能迅速增加。雖然一些業(yè)內(nèi)人士認為電子郵件歸檔產(chǎn)品還處于萌芽期，但是很多跡象表明該行業(yè)正發(fā)展迅速。Radicati集團聲稱，能夠為客戶提供電子郵件的存儲和檢索功能的系統(tǒng)的銷售額去年增加了70%，而且在2011年將達到54億美元。IDC預(yù)測2011年前的年均增長率將為235%。