傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式正由于信息化的不斷發(fā)展在迅速地變革，但我國的企業(yè)信息化建設(shè)還處在起步階段，ERP(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃)等信息化系統(tǒng)實施的成功率還較低。要提高ERP實施的成功率，就必須做好實施前的數(shù)據(jù)準備工作，完整、準確的數(shù)據(jù)是保證高質(zhì)量實施ERP的基礎(chǔ)。
　　人們常用“三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”來形容數(shù)據(jù)在ERP項目中的重要性，以此來表達對數(shù)據(jù)的高度重視。事實上，花在ERP系統(tǒng)實現(xiàn)和技術(shù)準備上的時間并不多，真正需要大量時間完成的是伴隨整個實施過程的培訓、數(shù)據(jù)準備和管理變革這三項工作，它們往往占整個實施過程80%以上的時間。而且三者缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準備工作量最大。
　　數(shù)據(jù)一般分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)兩大類。靜態(tài)數(shù)據(jù)是開展業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，它通常包括系統(tǒng)本身的參數(shù)、單據(jù)編碼、物料編碼、庫位編碼、客戶編碼、供應(yīng)商編碼、工作中心編碼、人員編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)操作權(quán)限設(shè)置、財務(wù)的科目設(shè)置等。而動態(tài)數(shù)據(jù)則是業(yè)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它通常包括車間訂單申請、車間訂單、采購訂單申請、采購訂單、銷售訂單、銷售出庫單、銷售發(fā)票、采購入庫單、供應(yīng)商發(fā)票、退庫單、收料單、退料單、付款單、庫存事務(wù)數(shù)據(jù)等。
　　由于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)的類型不同，在實施中采用的準備對策也有所不同。對于靜態(tài)數(shù)據(jù)，往往在實施的開始階段就著手準備，準備時間也比較長，可以安排專人負責。而動態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點之前才開始準備，準備時間短，因而需要投入的人力也比較多。
　　在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是分布最廣、數(shù)量最多的數(shù)據(jù)。它既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品等。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準備上。
　　明確了需要準備什么數(shù)據(jù)，下一步就是制定相應(yīng)的編碼規(guī)則。要確保ERP實施的質(zhì)量，必須強化實施中的標準化管理工作。對數(shù)據(jù)準備工作來說，就是制定適宜各業(yè)務(wù)部門使用的編碼規(guī)則，并要求各業(yè)務(wù)部門認真執(zhí)行這些標準，嚴格按照標準化要求，進行規(guī)范化操作、標準化管理，這樣才能保證ERP系統(tǒng)實施的質(zhì)量。
　　數(shù)據(jù)編碼規(guī)則基本都遵循以下原則:
　　唯一性: 即一物一碼，必須保證一種物料僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一種物料。同時必須避免和防止一物多碼和多物一碼現(xiàn)象的出現(xiàn)。例如: 物料編碼0001只能表示A零件。
　　標準性: 編碼應(yīng)提高標準化程度，盡可能與國際或國家行業(yè)標準相吻合。
　　另外，考慮到編碼應(yīng)盡可能好記易用，在滿足要求的情況下盡可能的短小，這樣有利于提高錄入效率。同時，讓編碼在其整個生命周期內(nèi)標識碼保持不變，也有利于提高編碼的普及率和利用率。
　　實用性: 從實用性角度出發(fā)，編碼應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求，又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。
　　原來柳工的零件代碼是在開發(fā)設(shè)計時由設(shè)計人員自行編制的，如: ZL50A.12A.3-1，其含義為ZL50A系列裝載機第12部分的第3個部件的第1個零件。每設(shè)計的一個零件最終必須歸屬到一個最終產(chǎn)品，如上面的ZL50A裝載機。而且，這種標注方法不能確切知道其材料屬性，當其材料設(shè)計更改時，零件號只會更改為ZL50A.12A.3-1A或ZL50A.12A.3-1B。在實施ERP之后，需要使用物料、部門、工作中心、倉庫、貨位、帳號等數(shù)十種編碼。因此，使用格式不同、特征明顯的代碼就容易辨認與區(qū)分，不會被混淆誤解，使用也更方便。有些看似性質(zhì)不同的編碼對象，會在ERP中交叉使用，如果這些編碼相似，就有可能發(fā)生一碼多義或使用混淆。所以編碼格式是對編碼對象歸類分組的標準和線索，劃分清晰的層次，標注明顯特征，并且易懂好記，給輸入、查詢、分類、輸出都帶來方便。
　　完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
　　有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實情況，就要看初始化數(shù)據(jù)能不能及時準確地錄入系統(tǒng)了。
　　由于初始化數(shù)據(jù)反映的是上線時間點的數(shù)據(jù)，因此過早準備初始化數(shù)據(jù)是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此完成初始化數(shù)據(jù)準備需要更詳盡的計劃。
根據(jù)項目的實施進度，確認正式的上線切換時間。由于涉及財務(wù)方面的諸多問題，一般系統(tǒng)切換時間確定在企業(yè)下一會計月的開始日。
　　在切換前必須進行全面的庫存盤點，盤點時間一般安排在實施前2～3周，并在財務(wù)上進行相應(yīng)的盤盈盤虧處理。盤點時必須使用新的編碼，并及時核對新編碼是否有錯編、漏編、重編的情況。
　　同時，要求各業(yè)務(wù)部門在上線切換前盡可能處理完未結(jié)清的各種帳務(wù)、訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少系統(tǒng)切換的難度，同時也降低日后核賬的工作量。
　　在上線切換前1～2周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導入或者手工錄入系統(tǒng)。在做數(shù)據(jù)收集時，最好事先做好規(guī)范的模板表格，確定不允許修改的關(guān)鍵字段，以利于數(shù)據(jù)的匯總和排序。
　　在確定的切換日將庫存期初數(shù)據(jù)、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)。也可視數(shù)據(jù)量的多少適當提前或滯后錄入時間，但必須保持系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況相符。實施前，應(yīng)先通過管理措施盡量減少期初數(shù)據(jù)量，并力保每一條數(shù)據(jù)都準確無誤。另外，應(yīng)盡早安排對賬，因為對賬越晚，數(shù)據(jù)的差異越大，也越難對得上。
　　系統(tǒng)上線后，還應(yīng)從管理上嚴格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進行，不能積壓單據(jù)做一次性的補錄工作，如因不可預計的原因造成數(shù)據(jù)錄入滯后，必須集中力量盡快解決。
　　系統(tǒng)上線實施后的一個月內(nèi)，要通過核對手工賬和實物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性，并分析差異所在，進行調(diào)整。
　　數(shù)據(jù)的質(zhì)量是至關(guān)重要的，因為錯誤的數(shù)據(jù)沒有任何現(xiàn)實的意義，ERP是建立在業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)準確性和時效性基礎(chǔ)上的企業(yè)管理軟件，如果企業(yè)不重視數(shù)據(jù)的準確性和時效性，那么ERP系統(tǒng)非但不能有效地提升企業(yè)的管理水平和市場競爭力，反而會給企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)帶來災(zāi)難。
　　要得到企業(yè)真實準確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，首先要對ERP項目真正理解和高度重視，讓企業(yè)把認識及實施ERP的過程，引申到企業(yè)內(nèi)部改革、強化管理、轉(zhuǎn)換企業(yè)機制等一系列提高企業(yè)管理水平的過程，進行管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新。只有這樣，我們實施ERP才可能真正的成功。