企業(yè)的采購(gòu)工作，不僅是將所需物資采購(gòu)回來(lái)，更重要的是要適時(shí)、適量、適用地采購(gòu)最經(jīng)濟(jì)的物資，也就是我們經(jīng)常所說(shuō)的“實(shí)用經(jīng)濟(jì)”，這就要求采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中要與供方、使用方進(jìn)行大量而有效的溝通。如何才能使這些采購(gòu)溝通變得更加順暢有效呢？ 

一、“雙贏”思想是有效溝通的前提 
  
    供需雙方的有效溝通是建立在互惠互利基礎(chǔ)上的，如果僅僅只考慮本方的利益而不考慮對(duì)方的利益，這樣的溝通是很難取得效果的，這就是我們經(jīng)常提到的“雙贏”思想。 

　　 一提到“雙贏”，大家就會(huì)不自覺(jué)地想到銷(xiāo)售。對(duì)于采購(gòu)要堅(jiān)持這種思想，可能有些同志不能接受。但換個(gè)角度思考，如果銷(xiāo)售上堅(jiān)持“雙贏”思想，但銷(xiāo)售客戶(hù)不堅(jiān)持，那么這種思想就不會(huì)得到有效地貫徹。有些同志會(huì)說(shuō)，現(xiàn)在市場(chǎng)上產(chǎn)品豐富，拿錢(qián)買(mǎi)東西，這是最簡(jiǎn)單的事。但作為一個(gè)大公司的采購(gòu)工作，如果想要做得好一點(diǎn)，做到適時(shí)、適量、適用、經(jīng)濟(jì)地采購(gòu)，這就不是一件簡(jiǎn)單的事，這就需要收集大量的信息，進(jìn)行詳細(xì)的研究、溝通，反復(fù)地分析對(duì)比，做出合理的選擇，這就必然要求存在一些長(zhǎng)期穩(wěn)定的供需關(guān)系，才能保證采購(gòu)的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格的穩(wěn)定，才能保證采購(gòu)的產(chǎn)品適時(shí)、適量、適用、經(jīng)濟(jì)。 

　　溝通過(guò)程中又如何體現(xiàn)“雙贏”思想呢？需方不可能在價(jià)格、質(zhì)量上做出讓步，但供方也不可能賠本銷(xiāo)售，這是一對(duì)矛盾體。如果在溝通中，任何一方只堅(jiān)持自己的利益而不考慮對(duì)方的利益，這就很難達(dá)成協(xié)議。所以，我們?cè)谂c客戶(hù)溝通時(shí)經(jīng)常提到這些觀點(diǎn)：古井需要的是質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)，我們不拒絕任何供方；我們希望供方與古井保持長(zhǎng)期的合作關(guān)系，并且有利可圖，但我們希望供方能保持一個(gè)合理的利潤(rùn)率，也就是將利潤(rùn)看低一點(diǎn)。比如說(shuō)，某個(gè)行業(yè)正常利潤(rùn)率為6%，那我們就希望供方對(duì)古井的利潤(rùn)率控制在5%、4%，甚至更低；作為采購(gòu)人員，我們將努力降低采購(gòu)過(guò)程中的系統(tǒng)成本，做好我們可以做到的一切服務(wù)工作。 

　　作為采購(gòu)人員為供方所做的服務(wù)工作，都將直接降低系統(tǒng)采購(gòu)成本，這些服務(wù)工作，最終都將轉(zhuǎn)化為采購(gòu)人員降低供方利潤(rùn)的交換條件。在實(shí)際的采購(gòu)過(guò)程中，正是由于這種“雙贏”思想的溝通，使一些供方對(duì)古井的采購(gòu)工作產(chǎn)生了深厚的興趣，拉近了距離，降低了一些供貨條件。 

二、有理有節(jié)是有效溝通應(yīng)堅(jiān)持的原則 

　　作為采購(gòu)人員，要進(jìn)行有效的溝通，并能確保供需雙方業(yè)務(wù)合作的愉快，同時(shí)又要維護(hù)好公司的利益，這就要求在與供方以及使用方溝通時(shí)，堅(jiān)持原則，據(jù)理力爭(zhēng)，同時(shí)又不能有失禮節(jié)，做到有理有節(jié)。如果在與供方溝通時(shí)態(tài)度蠻橫，有失禮節(jié)，就會(huì)給供方造成高高在上、難于溝通、合作的感覺(jué)；如果在與使用方進(jìn)行溝通時(shí)不能堅(jiān)持原則，有可能會(huì)給供方造成“貨到地頭死”的感覺(jué)，一旦形成這種印象，就會(huì)給下次采購(gòu)帶來(lái)不便，造成最終損失的也必然是需方。 

　　不失禮節(jié)，并不等于無(wú)原則地不堅(jiān)持合同或者不講原則。原則是要講的，不但要講，還要講透，還要堅(jiān)持。只有堅(jiān)持原則，才能更好地維護(hù)公司的整體利益，才能做到有效地降低公司的系統(tǒng)采購(gòu)成本，才能使采購(gòu)工作在一個(gè)正常的軌道上運(yùn)行。按照這種思路，在公司內(nèi)部溝通時(shí)，可能有些同志會(huì)有這種感覺(jué)，怎么采購(gòu)人員站在客戶(hù)的一邊？作為采購(gòu)人員，相對(duì)于供貨單位，他們是需方；而相對(duì)于公司內(nèi)部使用部門(mén)時(shí)，他們實(shí)際上又是供方，應(yīng)該說(shuō)，他們是夾在供方和使用方之間的，是一個(gè)“中間商”，為了維護(hù)公司的整體利益，他必然要永遠(yuǎn)與公司的最高目標(biāo)保持一致。所以，采購(gòu)人員也只有永遠(yuǎn)堅(jiān)持原則，才能處理好這些問(wèn)題。 

三、采購(gòu)流程的透明化讓溝通變得更加順暢 

　　當(dāng)供需雙方對(duì)對(duì)方的工作流程非常了解的時(shí)候，溝通就會(huì)變得更加順暢。 

　　許多供方，對(duì)于四權(quán)分離的采購(gòu)方式是不了解的。他們不了解詢(xún)價(jià)、采購(gòu)、質(zhì)檢和付款的各個(gè)流程，抱怨整個(gè)流程過(guò)于繁瑣，讓他們無(wú)所適從；有些供方甚至非常反感“四權(quán)分離”制度，詢(xún)價(jià)人員管價(jià)格，采購(gòu)人員管采購(gòu)，檢驗(yàn)人員管質(zhì)檢，溝通的工作量將大大增加，若碰到型號(hào)規(guī)格的臨時(shí)變更、供貨期的調(diào)整就更麻煩，要是質(zhì)量存在輕微缺陷，處理起來(lái)就更“難”了！這些客觀現(xiàn)象的存在，都需要采購(gòu)人員進(jìn)行大量的溝通、解釋、協(xié)調(diào)工作才能把事情說(shuō)清楚。因此，采購(gòu)人員在溝通過(guò)程中，應(yīng)該盡量地將采購(gòu)流程說(shuō)的更詳細(xì)一點(diǎn)，把每個(gè)環(huán)節(jié)人員的職責(zé)、權(quán)限說(shuō)得更清楚一點(diǎn)，甚至可以將在采購(gòu)過(guò)程中選擇供方時(shí)所要考慮的因素也清楚地告訴每一位供方，以便供方報(bào)價(jià)時(shí)綜合考慮價(jià)格、供貨期、付款方式等因素，從而使詢(xún)價(jià)結(jié)果更加準(zhǔn)確，減少一些不必要的溝通，確保采購(gòu)工作高效、順利地完成。在物控部剛成立時(shí)，由于這方面溝通的不到位，部分供方對(duì)我們的采購(gòu)流程不熟悉，對(duì)報(bào)價(jià)工作不夠重視，尤其是供貨期，從而造成部分物資供貨不夠及時(shí)。隨后，采購(gòu)人員與供方進(jìn)行了大量而詳細(xì)的溝通工作，并且采取了一系列措施，從而使這一現(xiàn)象得到了改善。 

四、恪守信用為有效溝通提供了保證 

     在詢(xún)價(jià)采購(gòu)過(guò)程中，適時(shí)適量的善意謊言是有利于談判成功的，甚至有利于雙方業(yè)務(wù)的開(kāi)展。但對(duì)于守信，是永遠(yuǎn)不應(yīng)改變的。 

　　古井綜合材料的采購(gòu)，供方總計(jì)有1000多家。這些供方，將近有90%，雙方從未見(jiàn)過(guò)面，僅僅是通過(guò)電話溝通，而他們絕大部分是同意貨到驗(yàn)收合格以后付款。他們之所以同意這樣做，充分反映了古井在供方心目中有著良好的信譽(yù)，而并不是采購(gòu)人員有著多高的采購(gòu)技巧。正是由于古井有著良好的信譽(yù)，采購(gòu)人員就更要維護(hù)好這一良好的形象。比如，供方發(fā)貨后，就會(huì)關(guān)心產(chǎn)品是否順利地到達(dá)公司、數(shù)量是否有問(wèn)題、質(zhì)量是否合格、公司什么時(shí)候付款等等。對(duì)于這些問(wèn)題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)地與供方進(jìn)行詳細(xì)溝通，做出相應(yīng)的承諾，并及時(shí)解決。如果在處理這些問(wèn)題的過(guò)程中，采購(gòu)人員在哪一個(gè)環(huán)節(jié)做不到守信，供方就會(huì)對(duì)需方的信譽(yù)產(chǎn)生懷疑，這也就必然會(huì)給下一次采購(gòu)帶來(lái)隱患，直接帶來(lái)的就是采購(gòu)成本的上升。 

五、充分地事前溝通 

　　溝通是有時(shí)效性的，到了事情不可解決的地步再來(lái)溝通，溝通成本就會(huì)成倍地增加，有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致?lián)p失。采購(gòu)前，需要與供方就價(jià)格、質(zhì)量、供貨期等一系列問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)溝通，從而有利于合同的簽訂，也保證了合同的正常履行；同時(shí)，更重要的是需要與使用方進(jìn)行全方位的溝通，從而保證采購(gòu)實(shí)用經(jīng)濟(jì)的物資。例如，對(duì)于每年的灌裝專(zhuān)用配件的采購(gòu)，由于大部分是鑄造件，不可避免地存在鑄造精度上的誤差，就是直接從原供方采購(gòu)，也會(huì)存在著新老配件的磨合問(wèn)題，而且，對(duì)于每一條流水線，原供方也有大部分配件是由其外協(xié)單位提供的，如果一刀切地全部從原供方進(jìn)行采購(gòu)，作為詢(xún)價(jià)采購(gòu)上是最省心的事，但造成的后果是原供方壟斷供貨，采購(gòu)成本的直線上升。為了降低采購(gòu)成本，我們必然要選擇一些配件從其它單位采購(gòu)。2005年灌裝大修配件采購(gòu)前，采購(gòu)人員根據(jù)詢(xún)價(jià)結(jié)果，逐一對(duì)每一個(gè)配件的質(zhì)價(jià)比進(jìn)行對(duì)比，提出采購(gòu)思路，然后與灌裝分廠領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了詳細(xì)地溝通，取得共識(shí)后再采購(gòu)。在隨后的大修結(jié)束時(shí)，物控部對(duì)所有灌裝配件質(zhì)量進(jìn)行了一次調(diào)查，部分使用單位提出一些配件磨合上存在問(wèn)題，甚至提出個(gè)別配件質(zhì)量不如原廠生產(chǎn)的。但在這些問(wèn)題提出后，采購(gòu)人員再次與灌裝領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時(shí)，卻出乎意料地得到了灌裝領(lǐng)導(dǎo)的充分理解和支持，并已經(jīng)妥善地解決好。從大修后的旺季生產(chǎn)來(lái)看，05年灌裝大修配件的采購(gòu)是非常成功的，沒(méi)有出現(xiàn)一例反映大修配件質(zhì)量問(wèn)題，這完全得益于進(jìn)行了充分的事前溝通以及灌裝分廠的理解和支持，從而為公司降低了大量的采購(gòu)成本。這也提醒采購(gòu)人員，事前溝通是非常重要的。 

六、及時(shí)地事中溝通 

　　在采購(gòu)過(guò)程中，作為采購(gòu)人員以及供方、使用方，都會(huì)存在采購(gòu)的調(diào)整事項(xiàng)，比如，需要供方供貨期的提前、數(shù)量的增減、發(fā)貨方式的變更等。這就需要采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中與有關(guān)各方進(jìn)行及時(shí)的事中溝通。比如，在采購(gòu)熱電站的鹽酸、燒堿的過(guò)程中，由于這些物資需要特殊的運(yùn)輸工具，只有達(dá)到一定的請(qǐng)購(gòu)量，才能使運(yùn)輸成本降到最低，但由于熱電站的儲(chǔ)存能力以及費(fèi)用控制上的原因，一次需求量不大，所以，采購(gòu)人員在每次采購(gòu)過(guò)程中，都需要與供方和使用方進(jìn)行及時(shí)溝通，以便供方將這些物資與熱電公司一起供貨，從而減少運(yùn)輸費(fèi)用；再比如，在采購(gòu)過(guò)程中，由于供方運(yùn)輸?shù)确矫娴脑?，可能供貨期需要推遲，這就需要采購(gòu)人員及時(shí)地與使用方進(jìn)行溝通，從而有利于使用方做好費(fèi)用和人員的安排，否則，等到供貨期已過(guò)，給使用方造成了損失，再來(lái)溝通，就會(huì)難上加難，更為嚴(yán)重的是，得不到使用方的諒解。 

　　及時(shí)的事中溝通，會(huì)使采購(gòu)信息在供方、采購(gòu)方、使用方之間共享，從而有利于各方及時(shí)處理相關(guān)問(wèn)題，避免因調(diào)整事項(xiàng)而造成的不必要損失。 

七、有效地事后溝通 

　　有效地事后溝通，會(huì)使采購(gòu)工作在一個(gè)良性循環(huán)中不斷取得進(jìn)步。物控部每季度都會(huì)對(duì)其采購(gòu)物資在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行質(zhì)量調(diào)查。實(shí)際上，這就是有效的事后溝通的一種方式。通過(guò)這種方式，物控部掌握了哪些物資質(zhì)量上需要改進(jìn)，什么品牌不適合公司的使用，使用單位還有哪些要求，物控部的采購(gòu)工作還存在哪些問(wèn)題等等，然后進(jìn)行綜合分析，逐一反饋，達(dá)成共識(shí)，從而達(dá)到不斷提高采購(gòu)物資的質(zhì)量，提高服務(wù)水平的目的。 

　　事后溝通還包括與供方的溝通。由于供需雙方信息的不對(duì)稱(chēng)，對(duì)于使用方，可能存在一些對(duì)產(chǎn)品的個(gè)性化需求，這些個(gè)性化的需求，只有通過(guò)采購(gòu)人員與供方的事后溝通，才能得到不斷地改進(jìn)。 

八、勇于承擔(dān)應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任 

　　在采購(gòu)過(guò)程中，可能由于采購(gòu)人員的失誤，造成最終結(jié)果的錯(cuò)誤。要使損失降到最低，這就需要采購(gòu)人員與供方和使用方進(jìn)行全方位的溝通，在這個(gè)溝通過(guò)程中，重要的一條就