文件材料準(zhǔn)備

在開標(biāo)前，應(yīng)準(zhǔn)備一系列文件材料，以備開標(biāo)時(shí)之用。這些文件材料主要包括在招標(biāo)階段、投標(biāo)階段所形成的文件材料和開標(biāo)階段、評(píng)標(biāo)階段以及定標(biāo)階段需要使用的文件材料。由于招標(biāo)采購(gòu)過程是以法定方式和程序進(jìn)行的，其中各個(gè)階段所使用的文件材料都應(yīng)該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準(zhǔn)備并提供。根據(jù)開標(biāo)需要，應(yīng)準(zhǔn)備以下幾類文件資料：

招標(biāo)階段所形成的文件材料。在招標(biāo)階段，由于要編制、發(fā)售招標(biāo)文件等，在這些項(xiàng)工作進(jìn)行過程中，會(huì)形成與招標(biāo)采購(gòu)有關(guān)的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標(biāo)、評(píng)標(biāo)過程中將要被用到，因此在開標(biāo)前有必要對(duì)這些文件、材料進(jìn)行整理、歸集，形成招標(biāo)文件資料。一般來說，根據(jù)招標(biāo)階段的幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，招標(biāo)文件材料主要有：招標(biāo)文件編制過程中所形成的資料和招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件材料。其中，招標(biāo)文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購(gòu)人委托項(xiàng)目時(shí)所提交的與項(xiàng)目有關(guān)的資料，招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)在組織項(xiàng)目實(shí)施前所編制的采購(gòu)方案和所歸集的項(xiàng)目資料，在編制招標(biāo)文件時(shí)對(duì)項(xiàng)目的分析論證資料，招標(biāo)文件底稿以及正式的招標(biāo)文件。招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件資料，主要包括招標(biāo)公告信息發(fā)布資料，響應(yīng)招標(biāo)項(xiàng)目的供應(yīng)商信息，供應(yīng)商提交的資格證明文件材料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查時(shí)的書面記錄及其相關(guān)資料，經(jīng)審查資格合格的供應(yīng)商名單和資格不合格供應(yīng)商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標(biāo)文件發(fā)售記錄，組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘察及對(duì)項(xiàng)目解釋答疑記錄，供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件有關(guān)內(nèi)容提出的書面詢問，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)因?qū)φ袠?biāo)文件進(jìn)行修改、澄清、補(bǔ)正所形成的補(bǔ)充招標(biāo)文件等。值得注意的是，有關(guān)招標(biāo)文件的發(fā)售記錄，尤其是購(gòu)買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商名單要在一定范圍內(nèi)和一定時(shí)期內(nèi)相對(duì)保密，以防有可能參與投標(biāo)的供應(yīng)商信息泄露。

投標(biāo)階段所形成的文件材料。招標(biāo)階段之后，所要進(jìn)行的是投標(biāo)，即投標(biāo)供應(yīng)商編制投標(biāo)文件并向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件。在這個(gè)過程中，由于投標(biāo)供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)提出書面詢問，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要對(duì)詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復(fù)；投標(biāo)供應(yīng)商要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件、交納投標(biāo)保證金，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要接收投標(biāo)文件并向投標(biāo)供應(yīng)商出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標(biāo)階段的文件材料。招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在開標(biāo)前，必須注意收集這些文件材料，并進(jìn)行歸集整理，以備開標(biāo)時(shí)之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時(shí)的記錄，供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時(shí)的簽名，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在接收投標(biāo)文件時(shí)的書面記錄、向投標(biāo)供應(yīng)商出具的簽收投標(biāo)文件的證明、收取投標(biāo)保證金的收據(jù)等。值得注意的是，在投標(biāo)階段，有關(guān)投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件的資料、記錄等信息，應(yīng)在一定范圍內(nèi)和一定時(shí)期內(nèi)相對(duì)保密，尤其是要對(duì)供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件要妥為保管，以防投標(biāo)文件遺失或者投標(biāo)信息泄露。

開標(biāo)所需要的文件材料。開標(biāo)，有地方和機(jī)構(gòu)稱其為開標(biāo)儀式，有些也稱其為開標(biāo)大會(huì)或開標(biāo)會(huì)，不論叫什么，其形式都是按照招標(biāo)文件的規(guī)定，以一種會(huì)議的方式公開舉行，其程序都是法定的。在開標(biāo)時(shí)，要公開宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)以及投標(biāo)文件中的有關(guān)內(nèi)容，宣布一些注意事項(xiàng)，并對(duì)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)作出安排。在這個(gè)過程中，需要使用一些書面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開標(biāo)前制作、準(zhǔn)備完備。根據(jù)開標(biāo)需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標(biāo)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，開標(biāo)議程，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)和來賓以及其它有關(guān)人員名單，開標(biāo)儀式主持詞，工作人員職責(zé)及注意事項(xiàng)，投標(biāo)人注意事項(xiàng)等；如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需要領(lǐng)導(dǎo)講話，則還應(yīng)為出席會(huì)議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準(zhǔn)備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應(yīng)提前為他們準(zhǔn)備監(jiān)督或監(jiān)證時(shí)所使用的相關(guān)文件材料。另外，還需要提前準(zhǔn)備開標(biāo)前到會(huì)人員的簽到冊(cè)，并為與會(huì)人員準(zhǔn)備必要的書面文件、材料等。

評(píng)標(biāo)過程所需要的文件材料。評(píng)標(biāo)是在開標(biāo)結(jié)束后進(jìn)行的，一般情況下，開標(biāo)結(jié)束之后，接著就要進(jìn)行評(píng)標(biāo)，開標(biāo)與評(píng)標(biāo)的兩個(gè)階段之間沒有時(shí)間間隔，因此在開標(biāo)前就要把評(píng)標(biāo)時(shí)所需要的文件材料準(zhǔn)備完備，以備評(píng)標(biāo)之用。根據(jù)評(píng)標(biāo)需要，評(píng)標(biāo)需要使用的文件材料主要有：評(píng)標(biāo)工作安排，評(píng)標(biāo)程序，評(píng)標(biāo)工作紀(jì)律，評(píng)標(biāo)注意事項(xiàng)，評(píng)委會(huì)工作職責(zé)，評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)分表格等，其中最主要的就是評(píng)標(biāo)辦法和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)表，這些文件材料已經(jīng)載入了招標(biāo)文件的，則不必另行準(zhǔn)備；如果沒有在招標(biāo)文件中載入，則要另行準(zhǔn)備并向評(píng)委會(huì)提供。有些地方、有些機(jī)構(gòu)還要求評(píng)委會(huì)成員在評(píng)標(biāo)前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應(yīng)該在開標(biāo)前把承諾書格式準(zhǔn)備齊備，在評(píng)標(biāo)開始前提供給評(píng)委會(huì)，要求評(píng)委會(huì)成員簽訂。

定標(biāo)過程所需的文件材料。評(píng)標(biāo)結(jié)束之后，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)則要根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)提交的評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告以及評(píng)委會(huì)推薦的預(yù)中標(biāo)人確定中標(biāo)人。一般情況下，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在定標(biāo)時(shí)，應(yīng)依照《政府采購(gòu)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和有關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)文件關(guān)于定標(biāo)條款的規(guī)定，確定中標(biāo)人。定標(biāo)時(shí)所需要的文件材料主要是定標(biāo)原則和定標(biāo)依據(jù)等，這些文件材料一般也在招標(biāo)文件中事先已經(jīng)載明，但有些在招標(biāo)文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開標(biāo)前將其細(xì)化，制定出具體的細(xì)則。在有些地方，規(guī)定招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)將評(píng)委會(huì)的評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告提交給采購(gòu)人，由采購(gòu)人根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告確定中標(biāo)人；還有些地方，規(guī)定由采購(gòu)人委托評(píng)標(biāo)委員會(huì)直接確定中標(biāo)人，或者委托招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)根據(jù)評(píng)委會(huì)的評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告直接確定中標(biāo)人，不論采用哪一種方式，都必須在開標(biāo)前將定標(biāo)所需的文件材料準(zhǔn)備齊備。