文件材料準備
在開標前，應準備一系列文件材料，以備開標時之用。這些文件材料主要包括在招標階段、投標階段所形成的文件材料和開標階段、評標階段以及定標階段需要使用的文件材料。由于招標采購過程是以法定方式和程序進行的，其中各個階段所使用的文件材料都應該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準備并提供。根據開標需要，應準備以下幾類文件資料：
招標階段所形成的文件材料。在招標階段，由于要編制、發(fā)售招標文件等，在這些項工作進行過程中，會形成與招標采購有關的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標、評標過程中將要被用到，因此在開標前有必要對這些文件、材料進行整理、歸集，形成招標文件資料。一般來說，根據招標階段的幾個工作環(huán)節(jié)，招標文件材料主要有：招標文件編制過程中所形成的資料和招標文件發(fā)售過程中所形成的文件材料。其中，招標文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購人委托項目時所提交的與項目有關的資料，招標采購機構在組織項目實施前所編制的采購方案和所歸集的項目資料，在編制招標文件時對項目的分析論證資料，招標文件底稿以及正式的招標文件。招標文件發(fā)售過程中所形成的文件資料，主要包括招標公告信息發(fā)布資料，響應招標項目的供應商信息，供應商提交的資格證明文件材料，對供應商進行資格審查時的書面記錄及其相關資料，經審查資格合格的供應商名單和資格不合格供應商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標文件發(fā)售記錄，組織供應商進行現場勘察及對項目解釋答疑記錄，供應商對招標文件有關內容提出的書面詢問，招標組織機構因對招標文件進行修改、澄清、補正所形成的補充招標文件等。值得注意的是，有關招標文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標文件的供應商名單要在一定范圍內和一定時期內相對保密，以防有可能參與投標的供應商信息泄露。
投標階段所形成的文件材料。招標階段之后，所要進行的是投標，即投標供應商編制投標文件并向招標組織機構遞交投標文件。在這個過程中，由于投標供應商對招標文件的有關內容有疑問而需要向招標組織機構提出書面詢問，招標組織機構要對詢問的有關內容作出書面答復；投標供應商要向招標組織機構遞交投標文件、交納投標保證金，招標組織機構要接收投標文件并向投標供應商出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標階段的文件材料。招標組織機構在開標前，必須注意收集這些文件材料，并進行歸集整理，以備開標時之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標供應商遞交投標文件時的記錄，供應商遞交投標文件時的簽名，招標組織機構在接收投標文件時的書面記錄、向投標供應商出具的簽收投標文件的證明、收取投標保證金的收據等。值得注意的是，在投標階段，有關投標供應商遞交投標文件的資料、記錄等信息，應在一定范圍內和一定時期內相對保密，尤其是要對供應商提交的投標文件要妥為保管，以防投標文件遺失或者投標信息泄露。開標所需要的文件材料。開標，有地方和機構稱其為開標儀式，有些也稱其為開標大會或開標會，不論叫什么，其形式都是按照招標文件的規(guī)定，以一種會議的方式公開舉行，其程序都是法定的。在開標時，要公開宣讀投標人的投標報價以及投標文件中的有關內容，宣布一些注意事項，并對評標、定標作出安排。在這個過程中，需要使用一些書面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開標前制作、準備完備。根據開標需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標會場紀律，開標議程，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標的領導和來賓以及其它有關人員名單，開標儀式主持詞，工作人員職責及注意事項，投標人注意事項等；如有領導參加并需要領導講話，則還應為出席會議并講話的領導草擬準備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應提前為他們準備監(jiān)督或監(jiān)證時所使用的相關文件材料。另外，還需要提前準備開標前到會人員的簽到冊，并為與會人員準備必要的書面文件、材料等。
評標過程所需要的文件材料。評標是在開標結束后進行的，一般情況下，開標結束之后，接著就要進行評標，開標與評標的兩個階段之間沒有時間間隔，因此在開標前就要把評標時所需要的文件材料準備完備，以備評標之用。根據評標需要，評標需要使用的文件材料主要有：評標工作安排，評標程序，評標工作紀律，評標注意事項，評委會工作職責，評標辦法、評分標準、評分表格等，其中最主要的就是評標辦法和評標標準、評標表，這些文件材料已經載入了招標文件的，則不必另行準備；如果沒有在招標文件中載入，則要另行準備并向評委會提供。有些地方、有些機構還要求評委會成員在評標前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應該在開標前把承諾書格式準備齊備，在評標開始前提供給評委會，要求評委會成員簽訂。
定標過程所需的文件材料。評標結束之后，招標組織機構則要根據評標委員會提交的評標結果報告以及評委會推薦的預中標人確定中標人。一般情況下，招標組織機構在定標時，應依照《政府采購法》、《招標投標法》和有關法律、法規(guī)，并根據項目招標文件關于定標條款的規(guī)定，確定中標人。定標時所需要的文件材料主要是定標原則和定標依據等，這些文件材料一般也在招標文件中事先已經載明，但有些在招標文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應在開標前將其細化，制定出具體的細則。在有些地方，規(guī)定招標組織機構將評委會的評標結果報告提交給采購人，由采購人根據評標結果報告確定中標人；還有些地方，規(guī)定由采購人委托評標委員會直接確定中標人，或者委托招標組織機構根據評委會的評標結果報告直接確定中標人，不論采用哪一種方式，都必須在開標前將定標所需的文件材料準備齊備。（上）
組建評標委員會。評標，一般是在開標之后進行的，評委會也是開標之后在評標時開展工作。但一般情況下，在開標結束之后就要直接進入評標階段，開標與評標兩個階段之間一般不留間隔時間，因此就要在開標前將評委會組建完成。按照《招標投標法》、《政府采購法》、《政府采購評審專家管理辦法》等有關法律、法規(guī)、規(guī)章以及相關規(guī)范性文件規(guī)定，評標委員會一般由五人以上的單數組成，其成員包括采購人的代表和有關技術、經濟方面的專家，其中技術、經濟方面的專家人數不少于評委會成員總數的三分之二。評委會中的專家應來源于政府采購監(jiān)督管理部門管理的專家?guī)?，具體由采購人和招標組織機構的代表于開標前（一般在開標前半天或者一天）在專家?guī)熘须S機抽取，抽取專家時應在監(jiān)管機構的監(jiān)督下進行。專家抽取以后，應通知到專家本人，如被抽取的專家不能參加評標，則應在專家?guī)熘许樠映槿。ɑ蛘咴诘谝淮纬槿r可留有余地，屆時可以遞補）。專家抽取以后，應通知采購人，由采購人確定其單位代表進入評委會，采購人單位代表進入評委會的成員人數應不超過評委會成員總數的三分之一，同時還要嚴格限制采購人代表參加開標儀式并參加評標的人數，并規(guī)定項目經辦人和前期制定項目實施方案的人不得進入評委會。有的地方針對采購人在評標過程中有可能導致意向性評標、進而影響其它評委或者人為干擾評標的現象，已經在試行采購人代表不進入評標委員會的做法，實踐表明這對避免評標過程中的人為因素干擾已經取得了很好的效果。值得注意的是，在評標委員會組建以后，特別是評委會名單確定以后應在評標結束前相對保密，不得泄露評委會成員特別是專家的有關情況。
確定開標工作人員。開標工作人員，主要分為開標前的工作人員、開標工作人員和開標后的工作人員。開標前的工作人員，主要負責接收投標供應商遞交投標文件和組織開標活動，辦理開標籌備過程中的有關準備事宜；開標工作人員，包括開標人、唱標人、監(jiān)標人、記標人，主要負責開標過程中與開標有關的各項工作，如開啟投標文件、宣讀投標報價、監(jiān)督開標唱標、記錄開標過程的有關情況等；開標后的工作人員，主要負責收集與開標有關的文件資料和開標的后續(xù)工作以及與評標委員會進行聯絡，負責與有關方面的聯系等。對于這些人員，都必須提前確定，并通知到本人。工作人員確定以后，還應明確每個人的職責分工和相關責任以及在各個工作階段所承擔的具體任務。如有必要，應召集相關工作人員，召開工作人員預備會，由主持人對其進行必要培訓，進一步明確并落實各自的工作任務和相關責任。
確定評標工作人員。評標工作人員，主要是在評標過程中為評委會的評標提供服務，負責傳遞、收集、整理與評標有關的文件、資料，記錄評標過程的有關情況，匯總、審核評標結果，辦理評委會交辦的與評標工作有關的其它事項，并負責招標組織機構與評委會之間、評委會與投標供應商之間的聯系和聯絡，辦理各項聯系和聯絡事務。評標工作人員可根據評委會成員人數和評標工作的需要確定，其原則是既能保證評標工作的需要，確保評標順利進行；又要適當控制人數，確保評標工作在相對保密的情況下進行，避免評標工作受到人為干擾。通知采購人代表參加開標。在開標時，采購人應派代表參加，有些地方還邀請采購人的單位領導及其紀檢監(jiān)察機構的人員參加，同時還應要求采購人單位的代表和項目經辦人參加，對采購人單位應參加開標的人員，應在開標前通知到采購人單位，由采購人單位通知到本人，特殊情況下可在征得采購人單位同意的情況下直接通知到本人，要求其按時參加開標。對于招標組織機構的領導和項目經辦人需要參加開標的，也應提前通知到本人。
邀請監(jiān)督單位及監(jiān)督人員。開標及評標，須有監(jiān)督單位及其代表參加，并進行現場監(jiān)督。政府采購的監(jiān)督單位主要是政府采購監(jiān)管機構和同級行政監(jiān)察機關，這些部門、單位有義務也有責任對政府采購活動實施監(jiān)督，對政府采購活動實施監(jiān)督是法律法規(guī)賦予他們的職責。在開標前，招標組織機構應將招標項目的基本情況和實施情況以書面方式告知他們，并將開標時間、地點通知給他們，邀請他們屆時派員到現場進行全程監(jiān)督。有的地方，還要求對開標過程實施法律監(jiān)督，如有必要，可申請檢察機關或者公證機關進行監(jiān)督，如要進行法律監(jiān)督，則必須在開標前向檢察機關和公證機關提出邀請，請他們屆時派員進行監(jiān)督。有的地方還試行義務監(jiān)督員監(jiān)督制度或者行風評議督察員監(jiān)督制度，如有這種制度和要求，則可根據需要和可能，通知義務監(jiān)督員和督察員到現場進行監(jiān)督。
預計有可能參加開標的供應商代表。按照一般慣例，參與投標的供應商須派代表參加開標儀式，這也是招標文件對參加投標的供應商的基本規(guī)定。但是，供應商參加開標的人員和人數是不確定的。按理說，提出投標響應、購買了招標文件的供應商都有可能派員參加開標儀式，但也有的供應商雖然提出了響應也購買了招標文件，但有可能因故放棄投標，或者已經準備投標但卻臨時改變而不參加投標，不能參加投標也就不可能參加開標。這就要求對參加投標的供應商及其人員作出預測，預計有可能參與投標并能參加開標儀式的潛在供應商，并確定出參加開標儀式或者開標會的供應商代表的準確人員，以提前做好接待工作。如有必要，可在開標前的某一個時間（最好是在開標的前一天）以電話或者傳真方式，向已經購買了招標文件的供應商進行確認，以確定其是否能參加投標并是否能參加開標儀式，以及有可能前來參加開標儀式的人員構成及其確切人數。值得注意的是，預測或者確認參加投標以及開標的供應商及其代表，應當在相對保密的情況下進行，以防因此而泄露投標供應商的相關信息。
會務準備
開標，要舉行開標儀式，或者稱為開標大會，其形式和會議相似，是公務會議或者商務會議的一種。因為開標與舉辦會議相同，而會議的舉辦有一些不確定因素，所以在開標前要按照籌辦會議的辦法，做好相關準備工作，也就是要做好開標前的會務準備。一般來說，開標前的會務準備主要應做好會場、用品以及其它相關準備工作